Ekonomija

Kako preispitujete ugovore unutar svoje kompanije?

Novosti Online

31. 07. 2018. u 12:30

eSekretarica je softversko rešenje koje na uređen način prati proces preispitivanja ugovora unutar kompanije

Како преиспитујете уговоре унутар своје компаније?

INTERNO preispitivanje ugovora u većim kompanijama može da bude priličan izazov za zaposlene iz različitih sektora koji učestvuju u tom procesu. Treba se pobrinuti o tome da svi potrebni sektori budu uključeni, proveriti da li su se svi izjasnili, integrisati sve komentare iz emailova i iz pojedinačnih njord fajlova pre slanja na nov ciklus odobravanja, za koji se opet mora proveriti sve navedeno i tako za svaki ugovor. Najčešće se ovaj proces odvija veoma sporo, sa vellikom količinom razmenjene elektronske pošte, kreiranjem različitih verzija istog ugovora i to bez uvida gde taj ugovor zaista stoji nakon nekog vremena i čeka svoju realizaciju.

Rezultat ovako neuređenog procesa za posledicu ima da nam je roba ili usluga kasnije na raspolaganju, bilo da smo u ulozi prodavca ili kupca, jer pravni aspekt saradnje dveju strana nije pokriven ugovorom koji se preispituje i čeka dogovor svih interesnih strana (sektora unutar kompanije). Ovde su jasno identifikovani sledeći izazovi:

* Netransparentan proces preispitivanja ugovora

* Uvid u poslednju verziju ugovora sa komentarima stručnih sektora

* Odgovornost za završavanje dodeljenog zadatka na konkretnom ugovoru

* Informacija kod kog stručnog sektora stoji ugovor koji se preispituje

* Saglasnost ključnih odgovornih osoba sa tekstom predloženog ugovora

* Efikasnost svih zaposlenih u procesu

Glavni akcenat je dakle na pravnom sektoru koji je najčešće i vlasnik ovog procesa. Ali, praksa pokazuje da nakon uključivanja bilo kog od ostalih sektora kompanije, od kojih se očekuje da daju svoje mišljenje po određenom članu ili stavu, stvari počinju da se komplikuju - prilično.

Dakle, u proces kreiranja adekvatnog ugovora koji će ugovaračima obezbediti najbolje moguće uslove, ili smanjiti rizike na minimum, ubacujemo i ostale stručne sektore. Sada dolazimo do najzanimljivijeg dela – kako organizovati sve te ljude u sektorima da na jednom mestu daju svoj doprinos konkretnom tekstu nekog ugovora. Praksa pokazuje da je ovo veoma težak i mučan proces u većini slučajeva.

Ali, kao što svi znamo, u današnjem vremenu veoma brzog tehnološkog razvoja, informacione tehnologije su tu da nam učine život lakšim i efikasnijim. Dugogodišnja praksa u razvoju softverskih rešenja i praktično iskustvo u rešavanju konkretno pomenute problematike, omogućila je firmi Extreme da kreira rešenje pod nazivom eSekretarica.

eSekretarica je softversko rešenje koje na uređen način prati proces preispitivanja ugovora unutar kompanije. Prvenstveno je namenjen kompanijama koje generišu veliki broj ugovora, što se po nepisanom pravilu odnosi na velike kompanije. Prethodno nabrojane izazove sa kojima se kompanije susreću prilikom preispitivanja ugovroa, eSekretarica rešava na sledeći način:

* Do pregleda vaših zahteva sa podacima možete doći za jedan sekund